Como criar e usar um modelo de contrato? [+ modelos para baixar]

Modelos de contratos são documentos padrão adaptados a cada uso pela pessoa responsável na criação de uma nova minuta. Ajudam na padronização e dão agilidade do setor de contratos.

Na gestão de um negocio vários fatores deve ser olhados com atenção, entre eles a elaboração de contratos. Isto porque, os contratos empresariais são documentos jurídicos que estabelecem as condições de uma negociação entre duas ou mais partes.

Em qualquer tipo de contrato a relação jurídica evita conflitos e assegura que os envolvidos entendam suas obrigações e direitos. Seja em contratos de fornecedores, com clientes e até mesmo os trabalhistas.

A escrita de uma minuta que estabelece uma relação contratual deveria ser feito sempre sem pressa, mas sabemos que entre as tantas atividades dos gestores de contratos esta tarefa pode ter sua atenção reduzida.

Para torná-la mais rápida e ainda assim garantir documentos bem elaboradores, usar modelos de contratos é uma ótima alternativa. As cláusulas padrões já estarão escritas e os modelos mais comuns usados pela empresa serão padronizados. Assim, o gestor raramente precisará elaborar um contrato do zero.

Qual a importância de ter modelos de contratos ?

Os modelos de contratos são documentos padronizados que definem os termos e condições de um acordo. Eles podem ser adaptados para uma variedade de situações, desde acordos de parceria até contratos de prestação de serviços e acordos de fornecimento.

A maior vantagem deles é sim otimizar a rotina e acelerar a criação de contratos sem perder a qualidade. Contudo, além disso os modelos permitem que a empresa padronize seus contratos e garanta que, por exemplo, todas as partes envolvidas estejam sujeitas às mesmas obrigações e proteções legais.

Também auxiliam na clareza do documento, fator chave na prevenção de conflitos e litígios. Quando os termos de um contrato são ambíguos ou mal definidos, as partes envolvidas podem interpretá-los de maneira diferente. Modelos de contratos bem elaborados eliminam essa ambiguidade, estabelecendo claramente os direitos e deveres de todas as partes.

Isto pois, um modelo previamente elaborado, bem revisado e definido pela empresa terá cláusulas já usadas anteriormente que podem ser aperfeiçoadas e revisadas pelo responsável jurídico.

Modelos de contratos mais comuns

Os principais tipos de contratos usados por empresas são os contratos trabalhistas, os de compra e venda, com fornecedores e contratos de locação, geralmente enquanto locatários.

Os contratos de trabalho são aqueles que estabelecem o vínculo empregatício entre uma empresa e um funcionário. Eles podem ser por tempo determinado ou indeterminado. Compra e venda é quando há transferência de propriedade, por exemplo na venda de um imóvel.

Os de locação estabelecem o uso de um imóvel por uma empresa, sendo o locador pessoa física ou jurídica. Esse tipo de contrato é usado para fins comerciais, como a instalação de uma loja ou escritório.

Por fim, os contratos com fornecedores estabelecem as condições do fornecimento de bens ou serviços, entre as partes. Ele é importante para evitar conflitos futuros e deixar claro prazos e obrigações.

Vamos aprofundar em como construir cada um dos tipos de contratos citados e como bônus um modelo feito pelo time de especialistas Projuris que sua empresa pode já sair usando.

Modelo de contrato de aluguel

Ao alugar um imóvel, a empresa deverá tomar alguns cuidados na análise do contrato para garantir que o uso do local está de acordo com as necessidades do negócio e que ambas as partes estarão protegidas juridicamente.

Uma particularidade deste tipo de contrato são as informações da vistoria. É indicado constar uma descrição detalhada do imóvel locado junto de fotos. Além do caução ou seguro fiança, a depender da escolha das partes, que devem estar descritos no documento.

Além disso, é importante que o contrato siga as determinações da Lei do Inquilinato. Aqui, você pode entender os principais pontos dela.

Principais cláusulas de um contrato de aluguel

• Objeto do contrato:  descrição do imóvel, incluindo endereço, número de cômodos, área total e estado de conservação;
• Valor do aluguel: o valor do aluguel, tanto em números quanto por extenso, e a periodicidade dos pagamentos;
• Despesas: esclarece quais despesas são de responsabilidade do locador e quais são de responsabilidade do locatário, incluindo impostos;
• Proibições: pode ser proibida a utilização do imóvel para fins que não sejam expressamente autorizados no contrato;
• Alterações no imóvel: o locatário deve obter a autorização do locador para realizar alterações no imóvel;
• Deveres do locatário: entre as obrigações do locatário, deve constar o pagamento do aluguel em dia e o zelo pelo imóvel.

Baixe 1500 modelos de contratos, entre eles modelo de locação comercial.

Modelo de contrato de compra e venda

O contrato de compra e venda é um acordo de transferência de propriedade entre duas ou mais pessoas, físicas ou jurídicas, a partir de um pagamento financeiro.

Neste tipo de contrato as cláusulas mais importantes, portanto, serão o objeto do contrato que é a propriedade vendida e cláusula de pagamento que deixa claro os recebíveis, prazos e datas de pagamento.

Além destas cláusulas mais comuns, outras poderão ser incluídas no modelo de contrato padrão e usadas nas minutas da empresa.

Mesmo que o negócio não venda bens materiais, conhecer um modelo poderá ajudar o setor jurídico da empresa a elaborar contratos de fornecimento de serviços e/ou na hora de avaliar o contrato de um terceiro que forneça insumos à empresa.

Principais cláusulas de um contrato de compra e venda

• Cláusula de arrependimento: essa cláusula é comumente utilizada em contratos de compra e venda de bens duráveis. O comprador geralmente tem um prazo de sete dias para desistir do negócio, sem ter que pagar qualquer penalidade.
• Cláusula de rescisão contratual: utilizada para proteger as partes em caso de inadimplência de uma das partes. Por exemplo, o contrato pode estabelecer que o comprador poderá rescindir o contrato se o vendedor não entregar o bem no prazo acordado.
• Cláusula de arbitragem: poderá ser usada para acelerar a resolução de disputas. A arbitragem é um processo extrajudicial, no qual as partes envolvidas escolhem árbitros para julgar a disputa.

Baixe 1500 modelos de contratos, entre eles modelo de contrato de compra e venda

Modelo de contrato de trabalho

Talvez o contrato mais utilizado pelas empresas de médio e grande porte seja o de trabalho, uma vez que a relações trabalhistas irão mover todas as outras funções do negócio.

Nos contratos trabalhistas mais que nunca a uniformidade e conformidade serão importantes. Isto porque o descumprimento das leis trabalhistas incluindo na elaboração dos contratos pode gerar processos.

E quando falamos de uniformidade, é interessante que todos os colaboradores sejam contratados sob as mesmas regras. O uso de um modelo sana essas duas necessidades.

As principais cláusulas serão as que definem jornada de trabalho, salário e escopo de trabalho.

Saiba mais: Contrato de trabalho: tipos, características e como gerir

Principais cláusulas de um contrato de trabalho

• Funções a serem desempenhadas: essa cláusula descreve as funções e atribuições que o empregado deverá desempenhar, o que cabe em seu escopo de trabalho.
• Salário: O valor do salário a ser recebido e como irão funcionar os reajustes.
• Jornada de trabalho: tal cláusula determina a jornada de trabalho do empregado, incluindo o horário de início e término, o número de horas diárias e o número de horas semanais.
• Validade do contrato: importante destacar que contratos por tempo determinado, seja para funções de caráter transicional ou os de experiência determinado em dias, devem ter o período descrito.

Modelo de contrato de fornecedor

Na hora de fornecer um serviço ou produto aos clientes do negócio, ou até mesmo contratar um fornecedor é importante atenção ao contrato firmado especialmente aos termos e condições da relação cliente e fornecedor para evitar mau entendidos.

As informações essenciais em uma minuta de fornecimento são a quantidade contratada e prazo de fornecimento dos produtos ou serviços, além dos preços e condições de pagamento por se tratar de um acordo comercial.

Ainda que estas cláusulas variam de um contrato a outro quanto as quantidades e valores, ter um modelo de contrato de fornecedor aumenta a agilidade na criação de um novo documento e padronização dos contratos do setor.

Leia também: Contratos empresariais: o que são, princípios e como gerenciá-los

Agora, vamos a lista das principais cláusulas para ter no seu modelo de contrato de fornecimento

Principais cláusulas de um contrato de fornecedor

• Quantidades e prazos de fornecimento: quantidade de produtos ou serviços a serem fornecidos, bem como os prazos para entrega.
• Preço e condições de pagamento: preço dos produtos ou serviços junto as condições de pagamento.
• Qualidade dos produtos ou serviços: especificações técnicas e requisitos de qualidade dos produtos ou serviços fornecidos.
• Cláusula de exclusividade: cláusula que garante que o fornecedor será o único a fornecer os produtos ou serviços para o cliente, se este for um acordo entre ambas as partes.
• Cláusula de reajuste de preços: cláusula que estabelece como os preços dos produtos ou serviços serão reajustados durante a vigência do contrato.
• Cláusula de penalidades: cláusula que prevê penalidades para o caso de descumprimento do contrato por qualquer uma das partes.

Baixe 1500 modelos de contratos, entre eles modelo de contrato de fornecimento

Como criar seu modelo de contrato?

Como já abordamos, criar um modelo de contrato ajuda na padronização dos contratos e aumenta a produtividade e agilidade da equipe que lida com a criação de minutas. Também aumenta a segurança jurídica da empresa, uma vez que as cláusulas mais importantes estarão no modelo e evita o esquecimento de incluí-las, trazendo prejuízos jurídicos.

Vamos a um passo-a passo para criar os modelos de minuta

1. Entenda quais as minutas mais usadas na empresa

Os tipos de contratos mais comuns serão a prioridade na hora de criar os modelos de contratos padrões a serem usados no dia-a-dia.

Por isso, o responsável jurídico por criar os modelos deve entender quais as minutas mais usadas em todos os setores da empresa e quais as necessidades e objetivos de cada documento. Para então produzir os modelos mais condizentes ao uso cotidiano do negócio.

2. Defina os objetivos do contrato

A primeira etapa é definir os objetivos do tipo de contrato que será criado um modelo. O que a empresa espera alcançar com este contrato? Quais devem ser direitos e obrigações das partes?

Por exemplo, ao criar um contrato de fornecimento, a empresa pode querer garantir que o fornecedor entregue os produtos ou serviços de acordo com as especificações técnicas e prazos acordados. Também, por meio de contrato, pode querer garantir que o fornecedor seja responsável por qualquer dano causado pelos produtos ou serviços.

3. Identifique as partes envolvidas no contrato

A próxima etapa é identificar as partes envolvidas que irão constar neste modelo de contrato.

No caso de um contrato de fornecimento, as partes envolvidas seriam o fornecedor e o cliente. O fornecedor é responsável por fornecer os produtos ou serviços, enquanto o cliente é responsável pelo pagamento.

4. Defina os termos e condições do contrato

A etapa mais importante é definir os termos e condições que são imprescindíveis em cada tipo de contrato. Isso porque algumas cláusulas serão padrão, mas diferentes modelos podem ter cláusulas específicas. Defini-los de forma clara e precisa ajudará a evitar mal-entendidos e conflitos no futuro.

Alguns termos e condições comuns que você pode incluir na minuta padrão:

• Responsabilidades das partes: responsabilidades de cada parte em relação ao fornecimento, como a responsabilidade pela entrega, pela qualidade e pela garantia dos produtos ou serviços.
• Resolução de conflitos: forma de resolução de conflitos que possam surgir durante a vigência do contrato.
• Condições de renovação: alguns tipos de contrato podem passar por renovação automática, enquanto outros precisarão ser discutidos. É importante estabelecer isso claramente, na minuta.

5. Revise o modelo com atenção

Depois de definir os termos e condições de cada modelo de contrato, é importante revisá-lo com atenção. Certifique-se de que todos os termos e condições estejam claros e compreensíveis.

A revisão deve ser feita por advogado(a) competente, que conheça o universo jurídico da empresa e saiba identificar possíveis erros e lacunas no modelo de contrato.

Por fim, uma dica na hora de criar a minuta: use uma linguagem clara e concisa. Evite usar jargões ou termos técnicos que o destinatário do contrato possa não entender. Mesmo que criado pelo departamento jurídico da empresa, quem vai consumir o documento nem sempre será alguém especialista.

Com um pouco de planejamento e cuidado, é possível criar modelos de contratos eficazes e que protejam o negócio.

Não se esqueça! As minutas padrão precisam ser atualizadas ao menos semestralmente, de forma que sempre estão em conformidade com a legislação e alinhadas aos objetivos da empresa.

Exemplos de contrato por setor

Os contratos que discutimos até aqui são comuns em todas as empresas, contudo alguns nichos usam contratos específicos para atenderem às suas necessidades. Abaixo trouxemos alguns exemplos de contratos que vale a pena investir na criação de um modelo caso a empresa esteja no nicho citado.

Contratos para o setor da saúde

Operadoras de saúde trabalham principalmente com três tipos de minutas:

1. Contrato de prestação de serviços: é o contrato que estabelece os direitos e obrigações entre a operadora e um fornecedor de serviços não médicos, como empresas de transporte ou de assistência domiciliar;
2. Contrato de credenciamento: estabelece os direitos e obrigações entre a operadora e o prestador de serviços de saúde, como hospitais, clínicas e médicos.
3. Contrato de adesão: o contrato de adesão é um tipo de contrato de plano de saúde em que o beneficiário aceita as condições do contrato previamente estabelecidas pela operadora. Ele é mais simples do que o contrato de plano de saúde tradicional, pois não permite que o beneficiário negocie as condições do contrato.

Leia também: Direito Médico e Hospitalar: conceito, princípios e áreas de atuação

Contratos para a Construção Civil

Os contratos na construção civil servem para que as empresas relacionem-se com seus clientes, fornecedores e prestadores de serviços. As três melhores minutas padrões para investir são:

1. Contrato de empreitada: estabelece os direitos e obrigações entre a empresa contratada e a empresa contratante. No contrato de empreitada, a empresa contratada é responsável pela execução das obras de acordo com as especificações técnicas e o cronograma acordados.
2. Contrato de fornecimento: determina a relação entre a empresa contratante e o fornecedor. No contrato de fornecimento, o fornecedor é responsável pela entrega de materiais ou serviços de acordo com as especificações técnicas e os prazos acordados.
3. Contrato de prestação de serviços: é o contrato que regula os direitos e obrigações entre a empresa contratante e o prestador de serviços. Neste, o prestador de serviços é responsável pela execução de serviços de acordo com as especificações técnicas e os prazos acordados.

Contratos para empresas de tecnologia

Como em geral os produtos de empresas tech serão softwares, há algumas especificidades nos contratos como as licenças de uso.

Três modelos de contratos que empresas de tecnologia podem investir:

1. Contrato de licenciamento de software: é o contrato que estabelece os termos e condições da licença de uso de um software.
2. Contrato de desenvolvimento de software: determina os termos e condições para o desenvolvimento de um software sob medida.
3. Contrato de outsourcing: regula a terceirização de serviços de tecnologia.

Saiba mais: Direito digital: o que é, importância e áreas de atuação

Contratos no setor da educação

O setor da educação utiliza diferentes tipos de contratos, uma vez que depende de fornecedores, funcionários, clientes e até a venda dos materiais escolar que podem demandar um contrato de compra e venda.

Aqui estão alguns exemplos de contratos usados no setor da educação:

1. Contrato de matrícula: discrimina os termos e condições da matrícula de um aluno em uma instituição de ensino.
2. Contrato de estágio: regula o período de estágio de um aluno em uma empresa, como jornada de trabalho e bolsa estágio a ser recebida.
3. Contrato de prestação de serviços educacionais: determina como será a prestação de serviços educacionais por uma empresa ou profissional autônomo.
4. Contrato de compra e venda de material didático: usado principalmente em compras a prazo, ele caracteriza o material vendido, objeto, e descreve as condições de pagamento.

Além desses contratos, existem muitos outros que podem ser usados no setor da educação, dependendo do tipo de instituição de ensino e das atividades que ela realiza. É importante que as instituições de ensino tenham um modelo de contrato padrão para cada tipo de contrato que utilizem.

Contratos para empresas de transporte e logística

Os contratos de transporte estão entre os mais antigos da área jurídica, são usados desde o principio do comércio marítimo.

Dentro deste nicho, existem diferentes empresas que atendem a diferentes modalidades de transporte e logística, uma vez que transporte pode ser de pessoas e/ou de cargas. E o meio: aquático, rodoviário e aéreo, por exemplo.

Dentro destas possibilidades, os três contratos mais usados serão:

1. Contrato de transporte rodoviário de cargas ou bens: regulamenta os transportes realizados por terceiros mediante pagamento. Isto é, uma relação comercial da empresa de bens de consumo com a transportadora.
2. Contrato de transporte escolar: destina-se ao deslocamento de pessoas, contudo por serem em sua maioria menores de idade, deve seguir as disposições gerais do estatuto da criança e do adolescente e o transportador assume a responsabilidade do embarque e desembarque tanto na escola quanto em casa.
3. Contratos de agregamento: neste modelo, as empresas de transporte prestam serviços por intermédio dos transportadores autônomos de cargas (TACs). Assim, os TACs, são livres para firmar contrato com mais de uma empresa de transporte, atuam como profissionais autônomos.

Cuidados legais na hora de usar um modelo de contrato padrão

Os modelos de minutas facilitam bastante o dia a dia do setor jurídico e outras áreas que lidam com contratos. Uma vez que todas as cláusulas essenciais estarão já escritas e revisadas e basta preencher as informações especificas adaptando o modelo contratual.

Mas, a empresa deve tomar alguns cuidados na hora de usar o modelo, tais quais: revisar o texto, garantir que a datas estejam atualizadas e ainda, que o conteúdo do modelo de contrato siga a legislação vigente.

Se tem dúvidas na hora de usar o modelo de contrato na elaboração de uma nova minuta, siga os passos a seguir:

Revise a minuta padrão

Após replicar o modelo de contrato criado previamente , antes de preencher as informações em aberto revise o texto completo para garantir que não há nenhuma cláusula desalinhada aos interesses da empresa. Ou, então, que esteja fora de contexto e não corresponda ao tipo de contrato criado.

Adapte o modelo de contrato

Quanto mais modelos diferentes para tipos de contratos diversos tiverem sido criados, mais simples será esta adaptação. Por exemplo: uma indústria que loca seus maquinários pode ter um único modelo de contrato de locação ou então um para cada tipo de máquina, a depender da escolha precisará adaptar mais ou menos a minuta.

Nesta etapa podem ser incluídas novas cláusulas se necessárias, lembrando sempre que o contrato deve refletir corretamente a intenção das partes envolvidas e descrever com cautela o objeto principal do documento.

Verifique a legislação

A empresa deve verificar se a minuta padrão está em conformidade com a legislação aplicável e se não há nenhuma exigência legal que não esteja sendo atendida.

Consulte um advogado contratualista

Caso a minuta tenha sido elaboradora por um(a) advogado(a) especialista em contratos dentro do setor jurídico da empresa esta etapa é dispensável.

Mas, se foi elaborada por outro colaborador jurídico que não tenha este conhecimento recomendados a revisão por um especialista. A recomendação, ainda, é válida se a minuta foi criada por colaborador de outras áreas da companhia que não a jurídica.

Empresas que não tenham no quadro de funcionários um advogado contratualista podem contar com serviços terceirizados prestado por alguns escritórios, como apoio ao trabalho cotidiano do gestor de contratos.

Mantenha registro das versões alteradas

A empresa deve manter registros de todas as versões do contrato criadas e de quem alterou. Isto porque alguma alteração indevida poderá ser facilmente identificada e corrigida.

O modo mais simples de ter este controle é com a gestão eletrônica de contratos, usando uma plataforma de CLM como o Projuris Contratos. Nele contamos com uma função de rastreabilidade que permite ver toda a atividade feita dentro do Software e por qual usuário foi realizada.

Como manter um banco de minutas? Conheça a biblioteca jurídica do Projuris Contratos

A Biblioteca Jurídica é um espaço para armazenar e manter modelos para diversos tipos de documento através do Projuris, incluindo contratos. Os modelos criados e incluídos na funcionalidade poderão ser reutilizados para a criação de outros documentos tornando o seu dia-a-dia mais prático e o departamento jurídico de sua empresa mais eficiente. 

O Projuris ainda permite a inserção de variáveis nos modelos de contratos, que são campos auto preenchíveis. Permitindo que a pessoa responsável pela elaboração não precise colocar dados como nome, numero de documentos, data e outras informações a mão. A plataforma faz isso por você e o ganho é no tempo que pode ser investido em revisar as cláusulas mais importantes

Conclusão

Usar modelos de contratos facilita o dia a dia e pode ser muito seguro, desde de que adequados ao objetivo da empresa com aquela minuta e que tenham sido bem elaborados previamente. Além disso, devem ser revisados e atualizados sempre que alguma cláusula deixar de fazer sentido para o negócio ou a legislação correspondente sofrer modificações. Recomendamos que esta revisão seja feita por um profissional especializado, como um advogado contratualista.

Perguntas Frequentes

Receba meus artigos jurídicos por email

Preencha seus dados abaixo e receba um resumo de meus artigos jurídicos 1 vez por mês em seu email

A publicação Como criar e usar um modelo de contrato? [+ modelos para baixar] apareceu em Projuris a única Plataforma de Inteligência Legal do Brasil.